第一章总 则

第一条为了加强学校干部人事档案的管理工作，切实提高干部人事档案管理的制度化、规范化、科学化水平，更好地为组织人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）以及《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于全校正式在编教职工的档案管理。干部人事档案管理由收集、移交、接收、整理、归档和提供利用各环节共同组成，其中收集、移交由干部人事档案材料形成部门负责，接收、整理、归档和提供利用由档案馆负责。

第三条干部人事档案收集、移交工作实行部门负责制，各干部人事档案材料形成部门根据工作职责与分工，负责对本单位形成的人事档案材料按本办法的规定及时收集、整理并向档案馆移交。向档案馆移交的干部人事档案材料应填写《人事档案归档材料登记表》（附件1），经双方核对无误后，签字确认并各执一份。

干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织人事工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第四条档案馆负责学校干部人事档案的管理，负责对各责任单位干部人事档案工作的业务指导，接收各单位移交的干部人事档案材料并及时整理，归入个人档案。

档案馆干部人事档案工作接受学校党委组织部的指导、监督。

第五条干部人事档案材料形成部门和档案馆，必须认真贯彻执行相关法律法规和组织人事等工作的政策规定。收集归档工作受国家相关法律法规的保护和监督。学校的任何单位、个人以及校外利用者都有保护档案的义务。

第二章档案材料形成部门与归档范围

第六条党办、校纪委（监察处）、校办（法律事务办公室）

涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第七条党委组织部

（一）履历材料：干部履历表。

（二）考察、考核、鉴定材料：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

（三）培训材料：为期两个月以上（学校选派外出培训的）的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

（四）政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；干部“三龄两历”认定材料。

（五）更改入党时间材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复。

（六）党的组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、预备党员考察鉴定表，入党政审材料，自传材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

（七）表彰奖励材料：授予校级及以上优秀共产党员、优秀党务工作者等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表；撤销奖励的有关材料等。

（八）任免、调动材料：干部任免审批表及相应考察材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表。

（九）辞职等材料：处科级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定。

（十）会议代表材料：校级及以上党代会、人代会形成的材料，委员当选通知或证明材料；代表登记表等。

第八条党委宣传部

（一）校级以上精神文明先进个人表彰材料。

（二）个人在意识形态领域的表现材料、鉴定材料。

第九条党委统战部

（一）加入或退出民主党派形成的相关材料。

（二）表彰奖励材料：校级及以上统战部门予以表彰和授予荣誉称号的先进个人登记（审批、推荐）表等。

（三）政协会议形成的材料：区级及以上政协委员当选通知书或证明材料，代表登记表等。

第十条校工会（女工委员会）

（一）表彰奖励材料：“三育人”先进个人、师德先进个人、三八红旗手等校厅级及以上荣誉奖励审批表。

（二）教职工暨工会会员代表大会形成的材料：代表登记表、上级工会组织对选举结果的确认文件等。

第十一条人事处

（一）履历材料：属于履历性质的登记表等材料。

（二）考核材料：教职工年度考核登记表。

（三）学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

（四）培训材料：为期两个月以上师资培训登记表、结业考核登记表等材料。

（五）职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

（六）评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务申报表等材料。

（七）反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；博士后工作期满登记表；被学校及省部级以上单位评选为专业拔尖人才的材料。

（八）更改（认定）姓名、民族、籍贯、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

（九）调动、退（离）休材料：教职工调动审批材料；退（离）休审批表等材料。

（十）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表、聘用合同，终止、解除劳动（聘用）合同或者工作关系的证明书；自动离职（开除）处理决定等材料。

（十一）辞职、辞退：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料。

（十二）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

（十三）健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

（十四）治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

（十五）其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），违反校纪校规的处理决定、人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。

第十二条教务处

表彰奖励材料：省部级及以上本科教学及管理方面的立项、奖励材料；撤销奖励的有关材料。

第十三条科学技术处、社会科学处

反映科研学术水平的材料：省部级及以上科学技术类奖励的登记表、审批材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第十四条研究生院

（一）博士、硕士研究生导师遴选、考核材料；优秀导师获奖材料。

（二）表彰奖励材料：省部级及以上研究生教学及管理方面的立项、奖励材料；撤销奖励的有关材料。

第十五条国际合作交流处

出国（境）材料：因公出国（境）审批表；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

第十六条审计处

审计材料：经济责任审计结果报告。

第十七条校医院

体检表：职工体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料。

第十八条各教学学院

研究生学籍材料（仅指本校教职工在校内读研或毕业留校研究生）：博士研究生报考登记表、专家推荐书、入学登记表、学习成绩表、毕业登记表、授予学位材料，毕业证书、学位证书复印件。

第三章收集归档要求

第十九条教职工要根据干部人事档案的归档范围，将应归入个人档案的材料及时交送组织人事等部门并办理交接手续。工作中形成干部人事档案材料的党办、校办、组织部、统战部、校工会、人事处、科技处、社科处、研究生院、监察处、审计处、国际处、各学院等相关部门（单位），必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交档案馆并履行移交手续。

第二十条档案馆负责归档材料的接收和审核。各归档部门应指定干部人事档案材料收集归档联系人，负责本单位形成干部人事档案的收集、移交工作；档案馆要与各单位联系人建立联系制度，及时掌握干部人事档案材料形成信息，主动做好干部人事档案材料收集工作。

第二十一条对各责任单位移交的干部人事档案材料，档案馆负责进行审核。审核重点是归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

第二十二条归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应真实完整、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字，有形成材料的日期。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并由责任单位及时收集补充。

第二十三条归档材料必须手续完备。凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由材料形成单位注明后方可归档。

第二十四条各有关单位形成的奖惩、入党、鉴定、晋升、任免、录用及各种审批表等材料，必须注明批准机关名称、组织公章、材料的形成时间。

第二十五条各有关部门及个人所形成的干部人事档案归档材料，应一律用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）的办公用纸，材料左边应留出20—25毫米装订边。文字须是铅印、胶印、蓝黑或黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或组织(人事)部门公章。

第二十六条国外留学成绩、证书，要求既有原件也要有翻译件，经所在单位领导核实、签字，加盖公章方可归档。

第二十七条对符合归档要求的材料，档案馆人事档案科必须在接收之日起一个月内归入本人档案；对批量移交的归档材料，最迟应于接收之日起两个月内归入本人档案。

第四章档案利用

第二十八条人事档案利用是指学校各单位和校外相关单位因工作需要，查（借）阅个人档案的过程。人事档案利用原则上只面向组织，不面向个人。

第二十九条学校各单位因以下工作需要，经批准，可以查（借）阅人事档案：教职工考察、任免、聘任、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退休、工资待遇、职称评定、奖惩、治丧等组织人事工作；办理案件；办理社会保险、公证等。

第三十条查（借）阅人事档案，需符合以下要求：

（一）查（借）阅人员须两人以上，应政治意识强、熟悉人事档案工作，系中共党员和单位的正式干部。办理案件查（借）阅档案的，查（借）阅人员须是案件主办单位人员。

（二）查阅人事档案，必须在人事档案科阅档室进行，严禁将档案材料带出。

（三）如因工作需要借阅人事档案的，须严格办理相关手续。借出的档案须妥善保管，不得转借他人，不得给无关人员翻阅，用后及时交还。

（四）查（借）阅人员在档案利用过程中，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、增添、污损、抽取、折叠或撤换档案材料；严禁用手机、相机拍摄档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反上述规定的，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定给予严肃处理。

（五）查（借）阅人事档案人员，严禁查（借）阅本人及其亲属的档案。

（六）严禁因私查（借）阅人事档案。

第三十一条查（借）阅程序

（一）校内相关单位因工作需要，须查阅干部人事档案的，查阅档案人员需填写《查阅人事档案审批表》（见附件2），注明查档理由，经查阅单位负责人签字，并按以下要求办理审批程序后方可借阅：

1.查阅处级干部档案的，须报组织部同意后，由学校分管组织工作的党委副书记审批。

2.校内单位除组织、人事部门外，查阅人员不得查阅非本单位人员档案。如有特殊情况确须查阅的，须经本单位分管校领导批准后方可查阅。

（二）外单位因工作需要，须查阅我校教职工干部人事档案时，必须由2名中共正式党员持单位正式介绍信和本人工作证或身份证，按干部管理权限办理，填写《查阅人事档案审批表》，经审批后方可查阅，不得仅以工作证、身份证等为凭证查阅干部人事档案。

（三）干部人事档案管理人员应根据查阅用途、理由，确定是否提供和提供何种材料；只同意查阅干部人事档案有关部分内容的，查阅人员不得翻阅全部档案。对不能直接提供查阅的应由档案管理人员代为查阅。

（四）组织、人事部门因工作需要借阅干部人事档案的，须认真填写《借阅干部人事档案审批表》（见附件3），注明借档理由，经本单位负责人和档案馆负责人签字后，方可借阅。

第三十二条干部人事档案的转递

（一）因干部任免、人事调动、脱产攻读学位等原因需转递人事档案的，须由组织、人事部门出具《干部人事档案转递通知单》（见附件4）才可办理；个人联系邮寄档案一律不予受理。

（二）档案馆人事档案科在接到相关单位《人事档案转递通知单》后，应对转出人员档案认真整理，保证转出的档案材料完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

（三）转递档案须加盖密封章后通过机要交通转递或派专人送取，不准使用快递等普通方式邮寄或交由本人自带。

（四）因工作需要调进学校的教职工，由人事处负责其档案的审核，审核重点是材料是否真实、规范、齐全；对不合规定的要及时退回，缺少材料的要及时催补。查实无误后，人事处应及时移交档案馆并共同填写《新进人员干部人事档案材料登记表》（见附件5）。因特殊情况无法调档的，经领导批准，须重新建档。重建档案时，人事处应认真核实重建档案人员的相关证件及材料原件（如各种学历学位证书、任职资格证书、获奖证书、工作经历及干部任免文件等），在对应材料的复印件上加盖人事部门审核公章后，与其他应归档的材料原件一并转交档案馆。

第三十三条干部人事档案的保管和安全保密

（一）档案馆应设置独立的干部人事档案库房和专用阅档室，并安装门禁与监控系统，做好干部人事档案的保管保密工作。库房要满足防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作要求，严禁无关人员进入档案库房，确保库存档案安全。

（二）坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常，应及时采取措施，确保档案安全。

（三）干部人事档案利用部门要严格遵守党和国家的保密法规，严格执行查（借）阅档案有关规定，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。

第五章纪律和监督

第三十四条在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和教职工本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：

（一）妥善保管干部人事档案材料，不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

（二）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

（三）不准将应归材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

（四）不准将本规定所列范围之外的材料擅自归档。

（五）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

（六）不准私自或指使他人抽取、撤换或销毁档案材料。

（七）不得向无关人员泄露有关干部人事档案的内容。

第三十五条对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。

第六章 附 则

第三十六条本规定自下发之日起施行，由档案馆负责解释。

附件：1.干部人事档案归档材料登记表

2.查阅干部人事档案审批表

3.借阅干部人事档案审批表

4.干部人事档案转递登记表

5.新进人员干部人事档案材料登记表

附件1

干部人事档案归档材料登记表

附件2

查阅干部人事档案审批表

附件3

借阅干部人事档案审批表

附件4

干部人事档案转递登记表